Privacy e Cookie Policy

1. Titolare del trattamento e assetto commerciale

Il Titolare del trattamento dei dati personali è EP di ETTORE PASCHETTA, con sede legale in Via Bernini 8 – 12035 Racconigi (CN).

Identità fiscale: la ditta individuale EP di ETTORE PASCHETTA è l'unico soggetto fiscalmente e giuridicamente responsabile del trattamento: EpicsGallery è il nome commerciale del servizio di consegna online delle fotografie degli eventi erogato da EPICS PHOTO STUDIO, a sua volta nome commerciale in capo a Ep Group. Ep Group è il nome commerciale di EP di ETTORE PASCHETTA.

Contatti
Email: info@epicsgallery.it
PEC: ep.racconigi@pec.it
Tel.: +39 0172 183 6954

2. Infrastruttura tecnologica e data residency

In conformità al principio di privacy by design, l'architettura digitale è stata configurata per garantire la massima protezione dei dati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE):

Hosting e applicativo: infrastruttura gestita tramite Coolify su server cloud Oracle Corporation (OCI), localizzati nella regione Italy North (Torino).
Database e persistenza: affidati a Neon, Inc., con infrastruttura fisica presso data center AWS nella regione Europe Central (Francoforte).
Archiviazione delle fotografie: Cloudflare, Inc. (servizio R2), con archivio configurato per la localizzazione in Europa (regione Eastern Europe). Le fotografie sono conservate in un archivio privato e sono accessibili solo tramite collegamenti temporanei generati dal servizio.
Invio email: Resend, Inc. (USA), utilizzato esclusivamente per le email di servizio: il ringraziamento a chi scarica le fotografie, la conferma e gli aggiornamenti degli ordini e i codici di accesso a «I miei acquisti» (vedi sezione 4).
Pagamenti online: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda). I dati della carta o del metodo di pagamento sono inseriti direttamente nei moduli sicuri di Stripe e non transitano né vengono conservati sui sistemi di EP, che riceve soltanto l'esito del pagamento. Stripe tratta i dati di pagamento anche come titolare autonomo per gli obblighi antiriciclaggio e di prevenzione delle frodi (informativa: stripe.com/it/privacy).
Sicurezza: i dati sono elaborati e archiviati presso infrastrutture situate in Europa. Qualora fornitori tecnici abbiano sede negli USA o il trattamento avvenga al di fuori del SEE, esso è regolato dal Data Privacy Framework (DPF) e dalle Clausole contrattuali standard (SCC).

3. Trattamento delle fotografie degli eventi

La consegna delle fotografie realizzate da Epics Photo Studio durante gli eventi costituisce l'attività principale del servizio. Le fotografie possono ritrarre il cliente e gli ospiti dell'evento e costituiscono dati personali (immagine).

Accesso: ogni galleria è raggiungibile solo tramite il link (o QR code) consegnato da EP al cliente e, se impostata, una password. Le gallerie non sono indicizzate dai motori di ricerca. Il cliente è responsabile della condivisione del link con gli ospiti.

Riconoscimento facciale solo dove attivato: di norma le fotografie non sono sottoposte ad alcun trattamento biometrico. Solo nelle gallerie in cui EP, d'accordo con il cliente, attiva la funzione «Trova le mie foto» i volti sono elaborati come descritto nella sezione 3-ter; la galleria lo indica con un avviso.

Upload: nelle gallerie degli eventi le fotografie sono caricate esclusivamente da EP tramite l'area riservata. Gli utenti possono caricare file soltanto negli Album degli ospiti (sezione 3-bis).

3-ter. «Trova le mie foto» (ricerca per volto)

In alcune gallerie e in alcuni Album degli ospiti è possibile trovare le fotografie in cui si compare con un selfie. Il trattamento riguarda dati biometrici (art. 9 GDPR) ed è svolto solo con le seguenti garanzie.

Attivazione: la funzione è spenta per impostazione predefinita ed è attivata da EP galleria per galleria, d'accordo con il cliente che organizza l'evento e con un avviso visibile nella galleria. Negli Album degli ospiti la attiva il proprietario dell'album, che per questi contenuti è titolare del trattamento (EP agisce come responsabile, vedi sezione 3-bis) e conferma di aver informato i propri ospiti; anche nell'album è presente un avviso visibile.
Chi cerca: il selfie è usato solo per la ricerca richiesta, previo consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR) espresso con l'apposita casella. Viene ridotto sul dispositivo, letto dal server in memoria e cancellato subito: non è salvato né il selfie né la sua impronta. Il risultato è mostrato solo sul dispositivo di chi cerca. Per prevenire abusi registriamo soltanto data, galleria, numero di risultati e un identificativo anonimo giornaliero (lo stesso delle statistiche), senza dati personali.
Persone nelle foto: per rendere possibile la ricerca, dalle foto della galleria vengono ricavate impronte numeriche dei volti (128 numeri per volto, non immagini), conservate in un archivio separato e accessibili solo al sistema di ricerca. Non sono usate per altri scopi, non sono collegate a nomi, non sono comunicate a terzi e vengono cancellate quando la funzione viene disattivata o la galleria (o l'album) eliminata. La base giuridica di questa parte è oggetto della valutazione d'impatto (DPIA) svolta da EP prima dell'attivazione.
Escludersi: chiunque può chiedere di non essere trovato. Dopo una ricerca basta toccare «Non farmi trovare»: le impronte del proprio volto in quella galleria o in quell'album vengono cancellate e il volto è escluso anche da eventuali nuove elaborazioni. In alternativa si può scrivere a info@epicsgallery.it indicando la galleria o l'album: rimuoviamo le impronte del volto o, su richiesta, la foto.
Dove avviene: l'elaborazione si svolge interamente sui server di EP in Europa, con modelli open source (YuNet e SFace di OpenCV) eseguiti localmente: nessuna immagine o impronta è inviata a fornitori esterni di riconoscimento facciale. Il sistema non stima età, sesso, emozioni o altre caratteristiche.

3-bis. Album degli ospiti

Negli Album degli ospiti gli invitati di un evento caricano fotografie e video, visibili a chiunque disponga del QR code o del link dell'album.

Ruoli: per i contenuti dell'album il titolare del trattamento è il cliente che ha acquistato e gestisce l'album ("Proprietario"), che decide a chi condividerlo; EP tratta tali contenuti come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per erogare il servizio (archiviazione, conversione, visualizzazione, download) e secondo le istruzioni del Proprietario. Per i dati del Proprietario (account, ordini, pagamenti) EP è titolare, come per gli altri acquisti (sezione 4).
Dati degli ospiti: i file caricati (che possono ritrarre persone), il nome facoltativo indicato da chi carica, la data di caricamento e un identificativo casuale del dispositivo (cookie tecnico) che permette all'ospite di eliminare i propri file. Non sono richiesti email né registrazione.
Minimizzazione: le foto sono convertite in JPG e i video in MP4 e in questa fase sono rimossi tutti i metadati, compresa la posizione GPS e il modello del dispositivo. Nessun riconoscimento facciale o trattamento biometrico.
Conservazione: fotografie e video restano online per il periodo di conservazione dell'album (giorni inclusi ed eventuali giorni aggiuntivi acquistati) e sono poi cancellati definitivamente, originali compresi. Il Proprietario e ciascun ospite (per i propri file) possono eliminarli prima in qualsiasi momento.
Diritti: chi è ritratto in un contenuto può segnalarlo dalla pagina dell'album (il contenuto viene nascosto subito) o scrivere a info@epicsgallery.it: EP inoltra la richiesta al Proprietario e, se necessario, rimuove il contenuto. Le immagini di minori possono essere caricate solo con il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale.
Spazio a consumo: se il Proprietario lo sceglie, la carta di pagamento è salvata da Stripe (non da EP) per l'eventuale addebito a fine evento.

4. Tipologie di dati raccolti e conservazione

Modulo di contatto: nome, indirizzo email e contenuto del messaggio, utilizzati unicamente per rispondere alla richiesta.

Registrazione per il download delle fotografie: prima del primo download da una galleria viene chiesto di indicare nome e cognome e indirizzo email. Questi dati sono utilizzati esclusivamente per:

tenere un registro di chi scarica le fotografie dell'evento (nome, email, data e ora, file scaricati), consultabile soltanto dallo staff di EP nell'area riservata, a tutela delle opere e per poter rispondere a eventuali richieste del cliente o degli ospiti;
inviare una sola email di ringraziamento con il link alla galleria.

I dati non sono utilizzati per newsletter o finalità promozionali, non sono ceduti a terzi e non sono resi visibili agli altri ospiti. Il conferimento è facoltativo, ma senza di esso non è possibile scaricare le fotografie (resta possibile visualizzarle). Sullo stesso dispositivo un cookie tecnico evita di ripetere la registrazione. In qualsiasi momento è possibile opporsi al trattamento o chiedere la cancellazione dei propri dati scrivendo a info@epicsgallery.it o rispondendo alla email ricevuta.

Acquisti di file digitali e stampe: per gli ordini dalle gallerie a pagamento sono trattati nome e cognome, email, telefono (facoltativo, obbligatorio per la spedizione), indirizzo di consegna se si sceglie la spedizione, il dettaglio dell'ordine (foto, formati, importi), la modalità di consegna e lo stato del pagamento. I dati servono a eseguire il contratto di vendita (consegna dei file, stampa, ritiro o spedizione, assistenza) e ad adempiere agli obblighi fiscali e contabili. Non sono usati per newsletter o profilazione.

«I miei acquisti»: l'accesso avviene con l'email usata per l'acquisto e un codice monouso inviato per email (valido 10 minuti), senza password. Il codice è conservato solo in forma cifrata (hash) e cancellato dopo l'uso.

Dati di navigazione: dati tecnici (es. indirizzo IP, data e ora di accesso) registrati dai sistemi per garantire sicurezza e corretto funzionamento del servizio.

Preferenze in galleria: preferiti e selezioni sono memorizzati sul dispositivo dell'utente e non richiedono la creazione di un account.

Tempi di conservazione dei dati: in conformità al principio di storage limitation, i dati saranno conservati solo per il tempo necessario alle finalità indicate:

Tipologia di dato	Periodo di conservazione	Ragione giuridica
Fotografie dell'evento (galleria online)	Fino alla scadenza indicata da EP per la galleria	Esecuzione del contratto con il cliente
Selfie per «Trova le mie foto»	Non conservato: cancellato al termine della ricerca	Consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR)
Impronte dei volti delle foto (gallerie con «Trova le mie foto»)	Fino alla disattivazione della funzione o all'eliminazione della galleria; subito, per chi chiede di escludersi	Valutazione d'impatto (DPIA) e accordo con il cliente dell'evento
Album degli ospiti (foto, video, nome facoltativo di chi carica)	Fino alla scadenza dell'album (giorni inclusi più quelli acquistati), poi cancellazione definitiva	Per conto del Proprietario dell'album (art. 28 GDPR)
Richieste dal modulo di contatto	24 mesi dall'ultimo contatto	Interesse legittimo e customer care
Registrazione per il download (nome, email, registro dei download)	Fino all'eliminazione della galleria e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo download	Interesse legittimo del titolare (tutela delle opere, assistenza)
Ordini e documenti di vendita (dati del cliente, articoli, importi, consegna)	10 anni dalla data dell'ordine (art. 2220 c.c. e normativa fiscale)	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
Codici di accesso a «I miei acquisti»	10 minuti (cancellati dopo l'uso)	Esecuzione del contratto
Sessione «I miei acquisti»	30 giorni o fino all'uscita	Esecuzione del contratto
Dati tecnici di navigazione	Max 12 mesi	Sicurezza del servizio
Statistiche di visita anonime (senza cookie)	24 mesi	Interesse legittimo (miglioramento del servizio)
Cookie di profilazione	Max 12 mesi	Linee guida Garante privacy

Alla scadenza dei termini sopra indicati, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

Il Sito adotta un sistema di gestione del consenso granulare conforme alle linee guida del Garante:

Cookie tecnici (necessari): indispensabili per la navigazione, l'accesso alle gallerie protette da password, il riconoscimento di chi si è già registrato per il download (durata massima 6 mesi) e la memorizzazione delle scelte sui cookie. Sono attivi per default (art. 6.1.f GDPR).
Acquisti: un cookie tecnico mantiene l'accesso a «I miei acquisti» (30 giorni) e uno temporaneo collega il codice di accesso al browser (10 minuti). Il carrello è salvato solo sul dispositivo (memoria locale del browser) e non viene inviato a EP finché non si conferma l'ordine. Nella sola pagina di pagamento Stripe imposta cookie tecnici necessari alla prevenzione delle frodi.
Cookie statistici e di marketing (opzionali): attualmente il sito non utilizza cookie di questo tipo. Qualora venissero introdotti, saranno attivati solo previo consenso esplicito tramite il banner.

Statistiche di visita senza cookie: per capire come viene usato il sito EP utilizza un sistema di statistiche proprio, che non installa cookie e non salva informazioni sul dispositivo. Per ogni pagina visitata vengono registrati la pagina, il sito di provenienza, eventuali parametri di campagna (UTM), il tipo di dispositivo, browser e sistema operativo, la lingua del browser e il tempo trascorso sulla pagina, oltre ad alcuni passaggi dell'acquisto (aggiunta al carrello, uso della scelta guidata, avvio del pagamento) senza alcun dato dell'ordine o della persona. L'indirizzo IP non viene conservato: insieme al browser serve solo a calcolare un'impronta anonima che cambia ogni giorno, che consente di contare i visitatori unici senza poterli riconoscere nei giorni successivi né identificarli. Le statistiche sono consultabili solo dallo staff di EP in forma aggregata. Se il browser invia il segnale "Do Not Track" o "Global Privacy Control" nessuna visita viene registrata.

L'utente può revocare o modificare le preferenze cookie in qualsiasi momento tramite il link "Preferenze cookie" nel footer del sito o tramite le impostazioni del browser.

6. Finalità e basi giuridiche

Esecuzione contrattuale (art. 6.1.b): consegna delle fotografie al cliente e gestione delle gallerie.
Interesse legittimo (art. 6.1.f): sicurezza del servizio, risposta alle richieste di assistenza, registro dei download delle fotografie e relativa email di ringraziamento. L'interessato può opporsi in qualsiasi momento (art. 21).
Interesse legittimo (art. 6.1.f): statistiche di visita anonime e senza cookie, per migliorare il sito e le gallerie.
Consenso (art. 6.1.a): eventuali cookie statistici e di marketing, se introdotti.
Obblighi legali: adempimenti previsti dalla normativa italiana.

7. Intelligenza artificiale (AI Act)

In conformità al Regolamento UE 2024/1689 (AI Act), EpicsGallery dichiara che eventuali sistemi di intelligenza artificiale utilizzati per il miglioramento dell'immagine (upscaling/denoise) operano esclusivamente per l'ottimizzazione estetica. La funzione «Trova le mie foto» (sezione 3-ter) usa un sistema di confronto dei volti attivato dalla persona stessa con il proprio selfie, per trovare le proprie fotografie: non effettua identificazione a distanza in tempo reale, sorveglianza, categorizzazione biometrica né riconoscimento delle emozioni, e non stima caratteristiche personali.

8. Diritti dell'interessato

L'utente può esercitare in ogni momento i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22):

diritto di accesso ai dati e alle immagini;
diritto alla cancellazione: richiesta di rimozione dalla galleria delle fotografie in cui è ritratto;
diritto di limitazione o opposizione al trattamento.

Per esercitare tali diritti, inviare una email a: info@epicsgallery.it.

9. Diritto di reclamo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:

Sito web: www.garanteprivacy.it
Indirizzo: Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma.

Per le regole di utilizzo del servizio consulta i Termini di utilizzo.